Handwerker stellen ein Projekt selten alleine fertig. Verschiedene Fachkompetenzen treffen aufeinander und übernehmen Teile eines Projektes. Als Beispiel dient der Hausbau, der über eine Baufirma realisiert wird. In einem Bauunternehmen arbeiten verschiedene Positionen.

Diese Positionen unterscheiden sich in den jeweiligen Aufgabengebieten. Unter der Bezeichnung des Poliers fallen der Maurermeister oder der Bautechniker. Maurermeister beschäftigen Lehrlinge oder ausgelernte Maurer.

Die Aufgabenverteilung zwischen den Mitarbeitern findet vor Projektstart und individuell während der Arbeit statt. Die Kommunikation zwischen Polier, den tätigen Mitarbeitern und der Bauleitung lässt sich über die App Craftnote realisieren.

Welche allgemeinen Funktionen bietet die App?

Craftnote ist über den Browser (Windows / Mac) und mobil über die App für Android und iOS erreichbar. In dieser App findet die gesamte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern für einzelne und mehrere Projekte statt. Der Entwickler achtet explizit auf eine umfangreiche Funktionsweise und zugleich einfache Handhabung.

Kleine bis mittelständige Unternehmen tragen unterschiedliche Projekte ein. Das oben genannte Beispiel lässt sich auf Handwerker anderer Branchen übertragen. Abweichende Projekte wie Messestände oder die Kundenbetreuung gleicher Kunden mit unterschiedlichen Personen lassen sich einfacher protokollieren. Gegenüber Diensten wie WhatsApp und anderen Messengern bietet Craftnote weiterer Vorteile.

Die wichtigsten Elemente im Überblick

Erstellung von Projekten:

In Craftnote lassen sich unterschiedliche Projekte erstellen. Der Ersteller weist die entsprechenden Mitarbeiter den einzelnen Projekten zu. Diese Mitarbeiter sehen ausschließlich die Projekte, für die sie berechtigt sind. Dadurch ist die Zuweisung externer Mitarbeiter möglich. Es besteht ohne Zuweisung kein Einblick in anderen Projekten.

Aufgaben hinzufügen:

Die Aufgabenverteilung findet innerhalb des erstellten Projektes statt. Beispielsweise übernehmen Mitarbeiter A, B und C die Aufgabe 1, während Mitarbeiter D, E und F sich die Aufgabe 2 teilen. Die Aufgaben lassen sich durch die Beschreibung, Wiederholungen, Arbeitszeiten und angehängten Dateien verständlich erklären. Für Rückfragen dient der interne Chat.

Mitarbeiter einladen:

Über die Funktion „Firmenangestellte“ lassen sich Mitarbeiter anhand der E-Mail-Adresse zuweisen. Die meisten Mitarbeiter nutzen firmeninterne E-Mail-Adressen, wodurch sich die Verwaltung vereinfacht. Die Mitarbeiter nutzen die kostenfreie App für Handwerker direkt über den App-Store oder Google Play.

Ordner:

Verschiedene Ordner vereinfachen die Übersicht mehrerer Teilaufgaben innerhalb eines Projektes. Der Ordner wird „Hausbau an der Teststraße 1“ genannt. Im Ordner befinden sich die einzelnen Projekte, beispielsweise die einzelnen Etagen mit Zuweisung der Mitarbeiter.

Der Chat in der Handwerker App

Es stehen zwei Möglichkeiten offen: Die Mitarbeiter nutzen den zugewiesenen Chat des jeweiligen Projektes oder ein Projekt wird komplett zum Chat umgewandelt. Statt „Bauprojekt 1“ wird der Name „Allgemeiner Mitarbeiterchat“ genannt. Besonders bei unabhängigen Fragen ist ein solcher Chat übersichtlich und stört nicht bei den eigentlichen Projekten.

Der Chat gilt als Herzstück von Craftnote. Mitarbeiter können Bilder, Protokolle oder Materiallisten hochladen. Dieser Chat wird über die PDF-Funktion als Projektbericht zusammengefasst. Der Projektleiter entscheidet selbstständig, welche Teile in das Dokument fließen.

Zur weitere Funktionen zur vereinfachten Handhabung gehört der PDF-Scanner. Der Scanner erkennt das Dokument automatisch und erfasst es durch einen grafisch sichtbaren Rahmen. Das Foto wird automatisch erstellt. Dadurch lassen sich mehrere Dokumente in wenigen Sekunden einpflegen.

Fazit

Craftnote benötigt ein wenig Einarbeitungszeit bei den Mitarbeitern. Anschließend beginnt die vereinfachte Kommunikation und Dokumentation. Beim ersten Start gibt es eine Einführung in den einzelnen Funktionen. Die Funktionen sind leicht erreichbar und selbsterklärend.